Speicherung
Gemäß der GoBD (Rz. 119) werden im myDMS die Belege ausschließlich in Ihrer ursprünglich übermittelten Form gespeichert. Die Verantwortung zur Übertragung der originalen Dokumente obliegt dabei dem Kunden. Eine Konvertierung in andere Formate findet nur zur Darstellung in angegliederten Systemen statt. Das Grundpacket beinhaltet die Speicherung auf virtualisierten Servern im zentralen HRV Rechenzentrum. Andere Speichermedien, wie z. B. die Speicherung in einer Cloud sind denkbar und können bei Bedarf für den Kunden individuell angepasst werden. Um evtl. Verfälschungen zu verhindern ist ein weiterer Zertifizierungsserver als externe Instanz empfehlenswert. Das primäre Dateiformat ist PDF (Portable Document Format).
Recherche
Das HRV myDMS bietet umfangreiche Suchfunktionen. Belege und Vorgänge werden wahlweise oder kombiniert mit unterschiedlichen Filtern und mit Hilfe einer indexierten Datenbank gefunden.
Mögliche Suche und Standardfilter:
Kreditor / Lieferant (nach Nummer oder Namen), Belegnummer (HRV UDID, Rechnungsnummer, Buchungsnummer),
Bruttobetrag (von … bis), Datum (Erstellt, letzte Bearbeitung, Beleg / von …. bis), Belegart und Belegstatus
Protokollierung
Alle Vorgänge werden mit Angabe der Person bzw. Maschine in einer relationalen Datenbank gespeichert. Zusätzlich wird bei der ersten Speicherung jedes Dokument mit einem digitalen Laufzettel (Docket) versehen. Das Docket ist eine XML Datei, die alle ermittelten Daten zum Dokument beinhaltet und in der alle relevanten Vorgänge protokolliert werden. Damit ist der Transfer auf fremde Archivsysteme oder eine Wiederherstellung zu jeder Zeit gewährleistet (GoBD Rz. 142).
Kurz gesagt
- Die Sicherung des Dateisystems sowie der relationalen Datenbank erfolgt täglich differenziell (nur geänderte Daten) und einmal wöchentlich vollständig (Systemsicherung) und wird vom Betreiber des Rechenzentrums garantiert
- Zusätzlich können die Sicherung aller Dokumente, sowie ein vollständiges Abbild der Datenbank in eine Cloud erfolgen.
- Wird von allen gängigen Browsern unterstützt
- Leichte Bedienung und schnelles Finden von Dokumenten über Suchmasken
- Reibungslose Einrichtungs- und Supportphase
- Die archivierten Daten bleiben immer Eigentum des Datenlieferanten
- Keine Hardwareinvestitionen notwendig
- Erfüllt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November 2014.
- Die Unveränderbarkeit der Dokumente wird über die myDMS-Software und die damit verbundene, umfangreiche Protokollierung sichergestellt (GoBD Rz. 107-112).
