myDMS Dokumentenmanagement-Lösung (DMS)

Das myDMS inklusive der Archivlösung begleitet, unterstützt und stellt Ihre digitale Belegbearbeitung ab dem ersten Verarbeitungsschritt bis hin zur Archivierung sicher. Dabei ist es unabhängig ob es sich um ein eingescanntes Dokument, eine elektronische Datei oder eine E-Mail handelt.

Sie erhalten jederzeit einen aktuellen und detaillierten Einblick über Ihren Belegfluss - so können fehlende Belege oder fehlerhafte Übertragungen rechtzeitig erkannt und korrigiert werden.

Alle Belege werden dabei - ab der ersten Übertragung - gemäß den Vorgaben der GoBD elektronisch gespeichert. Jeder Prozessschritt wird protokolliert und die Dokumente über Prüfsummen gegen versehentliche oder vorsätzliche Veränderungen geschützt. MyDMS inklusive der Archivlösung ist eine SaaS Lösung zur Verwaltung und revisionssicheren Speicherung von Dokumenten. Die Zugriffe erfolgen ausschließlich über ein Web Frontend.

Speicherung

Gemäß der GoBD (Rz. 119) werden im myDMS die Belege ausschließlich in Ihrer ursprünglich übermittelten Form gespeichert. Die Verantwortung zur Übertragung der originalen Dokumente obliegt dabei dem Kunden. Eine Konvertierung in andere Formate findet nur zur Darstellung in angegliederten Systemen statt. Das Grundpacket beinhaltet die Speicherung auf virtualisierten Servern im zentralen HRV Rechenzentrum. Andere Speichermedien, wie z. B. die Speicherung in einer Cloud sind denkbar und können bei Bedarf für den Kunden individuell angepasst werden. Um evtl. Verfälschungen zu verhindern ist ein weiterer Zertifizierungsserver als externe Instanz empfehlenswert. Das primäre Dateiformat ist PDF (Portable Document Format).

Recherche

Das HRV myDMS bietet umfangreiche Suchfunktionen. Belege und Vorgänge werden wahlweise oder kombiniert mit unterschiedlichen Filtern und mit Hilfe einer indexierten Datenbank gefunden.

Mögliche Suche und Standardfilter:
Kreditor / Lieferant (nach Nummer oder Namen), Belegnummer (HRV UDID, Rechnungsnummer, Buchungsnummer), Bruttobetrag (von … bis), Datum (Erstellt, letzte Bearbeitung, Beleg / von …. bis), Belegart und Belegstatus

Protokollierung

Alle Vorgänge werden mit Angabe der Person bzw. Maschine in einer relationalen Datenbank gespeichert. Zusätzlich wird bei der ersten Speicherung jedes Dokument mit einem digitalen Laufzettel (Docket) versehen. Das Docket ist eine XML Datei, die alle ermittelten Daten zum Dokument beinhaltet und in der alle relevanten Vorgänge protokolliert werden. Damit ist der Transfer auf fremde Archivsysteme oder eine Wiederherstellung zu jeder Zeit gewährleistet (GoBD Rz. 142).

Kurz gesagt

Die Sicherung des Dateisystems sowie der relationalen Datenbank erfolgt täglich differenziell (nur geänderte Daten) und einmal wöchentlich vollständig (Systemsicherung) und wird vom Betreiber des Rechenzentrums garantiert
Zusätzlich können die Sicherung aller Dokumente, sowie ein vollständiges Abbild der Datenbank in eine Cloud erfolgen.
Wird von allen gängigen Browsern unterstützt
Leichte Bedienung und schnelles Finden von Dokumenten über Suchmasken
Reibungslose Einrichtungs- und Supportphase
Die archivierten Daten bleiben immer Eigentum des Datenlieferanten
Keine Hardwareinvestitionen notwendig
Erfüllt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November 2014.
Die Unveränderbarkeit der Dokumente wird über die myDMS-Software und die damit verbundene, umfangreiche Protokollierung sichergestellt (GoBD Rz. 107-112).

Gerne sind wir persönlich für Sie da.

Ihr Ansprechpartner für diesen Bereich

Christina Ahlborn Geschäftsführung T+ 49 (0) 40 658 781 - 0 M info@hrv.de

Mehr Sicherheit für Ihre Daten