Was ist externes Rechnungswesen?
Das externe Rechnungswesen bildet die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens nach außen ab. Es richtet sich insbesondere an externe Adressaten wie Finanzbehörden, Banken, Investoren, Anteilseigner oder andere Geschäftspartner.
Ein wesentlicher Bestandteil des externen Rechnungswesens ist die Finanzbuchhaltung. In ihr werden die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens systematisch erfasst. Die daraus entstehenden Daten bilden unter anderem die Grundlage für den Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
Das externe Rechnungswesen unterliegt gesetzlichen Anforderungen und unterscheidet sich damit vom internen Rechnungswesen, das vor allem der Unternehmenssteuerung dient.
Was gehört zum externen Rechnungswesen?
Zum externen Rechnungswesen gehören insbesondere:
- Finanzbuchhaltung
- Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Jahresabschluss
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung
Je nach Unternehmen, Rechtsform und Geschäftstätigkeit ergeben sich unterschiedliche gesetzliche Anforderungen an Buchführung und Abschluss.
Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung, häufig als FiBu bezeichnet, ist ein zentraler Bestandteil des externen Rechnungswesens. Sie erfasst die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens systematisch und nachvollziehbar.
Dazu gehören beispielsweise:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Zahlungen
- Forderungen und Verbindlichkeiten
- Bankbewegungen
- Anschaffungen
- Abschreibungen
- Löhne und Gehälter
- Steuern
Damit aus einzelnen Geschäftsvorfällen eine geordnete Buchhaltung entsteht, werden Belege erfasst und die daraus resultierenden Buchungen bestimmten Konten zugeordnet.
Vom Beleg zur Buchung
Am Anfang einer Buchung steht in der Regel ein Geschäftsvorfall. Kauft ein Unternehmen beispielsweise Büromaterial, bezahlt eine Lieferantenrechnung oder stellt einem Kunden eine Rechnung, verändert dies die wirtschaftliche Situation des Unternehmens.
Der dazugehörige Beleg dokumentiert diesen Vorgang. Belege können beispielsweise Rechnungen, Gutschriften, Kontoauszüge oder Kassenbelege sein.
Aus dem Geschäftsvorfall wird eine Buchung. In der doppelten Buchführung betrifft jede Buchung mindestens zwei Konten. Der Buchungssatz beschreibt, auf welchen Konten ein Geschäftsvorfall erfasst wird.
Was ist ein Konto in der Buchhaltung?
Ein Konto dient dazu, gleichartige Geschäftsvorfälle systematisch zu erfassen. Statt sämtliche Buchungen ungeordnet aufzulisten, werden sie entsprechend ihrer wirtschaftlichen Bedeutung verschiedenen Konten zugeordnet.
Typische Konten sind beispielsweise:
- Bank
- Kasse
- Forderungen
- Verbindlichkeiten
- Umsatzerlöse
- Mietaufwendungen
- Löhne und Gehälter
Jedes Konto besitzt zwei Seiten: Soll und Haben. Soll und Haben bedeuten dabei nicht automatisch Minus und Plus. Ob ein Zugang im Soll oder Haben gebucht wird, hängt von der jeweiligen Kontenart ab.
Welche Kontenarten gibt es?
Konten lassen sich nach ihrer Funktion unterscheiden. Besonders wichtig sind Bestandskonten und Erfolgskonten.
Bestandskonten
Bestandskonten bilden Vermögenswerte und Kapital beziehungsweise Schulden eines Unternehmens ab. Ihre Werte finden sich in der Bilanz wieder.
Man unterscheidet unter anderem zwischen aktiven Bestandskonten und passiven Bestandskonten.
Zu den aktiven Bestandskonten zählen beispielsweise:
- Bank
- Kasse
- Forderungen
- Maschinen
- Betriebs- und Geschäftsausstattung
Zu den passiven Bestandskonten zählen beispielsweise:
- Eigenkapital
- Darlehen
- Verbindlichkeiten
Erfolgskonten
Auf Erfolgskonten werden Aufwendungen und Erträge gebucht. Sie beeinflussen damit das Ergebnis eines Unternehmens.
Typische Aufwandskonten sind:
- Mietaufwand
- Personalkosten
- Versicherungen
- Büromaterial
Typische Ertragskonten sind:
- Umsatzerlöse
- Zinserträge
- sonstige betriebliche Erträge
Die Aufwendungen und Erträge eines Geschäftsjahres werden in der Gewinn- und Verlustrechnung gegenübergestellt:
Was bedeuten Soll und Haben?
Soll und Haben bezeichnen die beiden Seiten eines Kontos. Welche Kontoseite einen Zugang und welche einen Abgang darstellt, hängt von der Kontenart ab.
Bei einem aktiven Bestandskonto wie dem Bankkonto werden Zugänge grundsätzlich im Soll und Abgänge im Haben erfasst. Bei passiven Bestandskonten verhält es sich entsprechend umgekehrt.
Ein Buchungssatz folgt dabei grundsätzlich dem Schema: Soll an Haben
Soll und Haben sind daher keine Synonyme für positiv und negativ, sondern grundlegende Ordnungsbegriffe der doppelten Buchführung.
Was sind Kontenrahmen und Kontenplan?
Damit Unternehmen ihre Konten einheitlich und übersichtlich ordnen können, werden Kontenrahmen und Kontenpläne verwendet.
Ein Kontenrahmen stellt ein übergeordnetes Ordnungssystem für mögliche Konten bereit. Bekannte Beispiele sind SKR03 und SKR04.
Der Kontenplan ist dagegen die konkret für ein Unternehmen zusammengestellte Auswahl der benötigten Konten.
Einfach ausgedrückt:
Kontenrahmen = mögliche Struktur
Kontenplan = tatsächlich verwendete Konten eines Unternehmens
Der individuelle Kontenplan kann damit an die Anforderungen und Geschäftsvorfälle des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.
Welche Bücher gibt es in der Buchführung?
Die Bezeichnung Buchführung stammt aus einer Zeit, in der Geschäftsvorfälle tatsächlich in physischen Büchern dokumentiert wurden. In modernen ERP- und Buchhaltungssystemen erfolgt diese Verarbeitung digital. Die grundlegende Systematik der Bücher ist jedoch erhalten geblieben.
Zu unterscheiden sind insbesondere Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher.
Grundbuch oder Journal
Im Grundbuch werden Geschäftsvorfälle in ihrer zeitlichen Reihenfolge erfasst. Deshalb spricht man von einer chronologischen Aufzeichnung.
Das Grundbuch wird häufig auch als Journal bezeichnet.
Es beantwortet vor allem die Frage:
Wann wurde welcher Geschäftsvorfall gebucht?
Hauptbuch
Das Hauptbuch ordnet die Buchungen dagegen systematisch nach ihren Konten.
Während das Grundbuch die Geschäftsvorfälle chronologisch darstellt, zeigt das Hauptbuch, welche Buchungen auf den einzelnen Sachkonten vorgenommen wurden.
Vereinfacht lautet der Unterschied:
Grundbuch = chronologische Ordnung
Hauptbuch = sachliche Ordnung nach Konten
Die im Hauptbuch erfassten Werte bilden eine wesentliche Grundlage für die Auswertungen der Finanzbuchhaltung und den Jahresabschluss.
Nebenbücher
Nebenbücher ergänzen das Hauptbuch und enthalten detailliertere Informationen zu bestimmten Bereichen der Buchhaltung.
Typische Nebenbücher sind beispielsweise:
- Debitorenbuchhaltung
- Kreditorenbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
Die Informationen der Nebenbücher stehen in Beziehung zu den entsprechenden Konten des Hauptbuchs.
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich insbesondere mit Forderungen gegenüber Kunden. Sie dokumentiert beispielsweise offene Kundenrechnungen und eingehende Zahlungen.
Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich dagegen mit Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und anderen Gläubigern. Hier werden unter anderem Eingangsrechnungen, offene Verbindlichkeiten und Zahlungen verarbeitet.
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung gehören damit zu den wichtigen Bestandteilen einer ordnungsgemäß organisierten Finanzbuchhaltung.
Vom Inventar zum Jahresabschluss
Am Ende eines Geschäftsjahres werden die Informationen der laufenden Buchführung zusammengeführt und ausgewertet. Dabei spielen unter anderem Inventar, Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung eine wichtige Rolle.
Inventur und Inventar
Inventur und Inventar sind nicht dasselbe.
Die Inventur bezeichnet die Ermittlung beziehungsweise Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände und Schulden.
Das Inventar ist das daraus resultierende detaillierte Verzeichnis der Vermögensgegenstände und Schulden einschließlich ihrer Werte.
Vereinfacht lässt sich der Zusammenhang so darstellen:
Inventur → Inventar → Bilanz
Bilanz
Die Bilanz stellt die Vermögens- und Kapitalstruktur eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag gegenüber.
Auf der Aktivseite wird dargestellt, wie das Kapital des Unternehmens verwendet wird. Die Passivseite zeigt, woher das Kapital stammt.
Im Gegensatz zum ausführlichen Inventar stellt die Bilanz die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens in verdichteter Form dar.
Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) stellt die Aufwendungen und Erträge eines Geschäftsjahres gegenüber.
Übersteigen die Erträge die Aufwendungen, entsteht ein Gewinn. Sind die Aufwendungen höher als die Erträge, ergibt sich ein Verlust.
Damit unterscheidet sich die GuV von der Bilanz: Während die Bilanz Vermögen und Kapital zu einem bestimmten Stichtag darstellt, betrachtet die GuV die Entwicklung von Aufwendungen und Erträgen innerhalb eines Zeitraums.
Internes Rechnungswesen und Kostenrechnung
Das interne Rechnungswesen dient in erster Linie der Planung, Steuerung und Kontrolle innerhalb eines Unternehmens. Anders als das externe Rechnungswesen richtet es sich überwiegend an interne Entscheidungsträger.Ein wichtiger Bestandteil ist die Kosten- und Leistungsrechnung. Sie untersucht, welche Kosten im Unternehmen entstehen, wo sie entstehen und welchen Produkten oder Leistungen sie zugerechnet werden können.
Typischerweise wird zwischen folgenden Bereichen unterschieden:
Kostenartenrechnung
Die Kostenartenrechnung beantwortet die Frage:
Welche Kosten sind entstanden?
Kostenstellenrechnung
Die Kostenstellenrechnung untersucht:
Wo sind die Kosten entstanden?
Kostenträgerrechnung
Die Kostenträgerrechnung beantwortet:
Wofür sind die Kosten entstanden?
Darüber hinaus kommen abhängig vom Einsatzzweck unterschiedliche Verfahren wie Vollkostenrechnung, Teilkostenrechnung oder Deckungsbeitragsrechnung zum Einsatz.
Controlling
Das Controlling unterstützt die Planung und Steuerung eines Unternehmens. Dazu werden Daten aus dem Rechnungswesen aufbereitet, analysiert und mit Plan- oder Vergleichswerten in Beziehung gesetzt.
Typische Instrumente des Controllings sind:
- Budgetierung
- Soll-Ist-Vergleiche
- Kennzahlenanalysen
- Forecasts
- Abweichungsanalysen
Der englische Begriff „Controlling“ wird im Deutschen gelegentlich mit „Kontrolle“ gleichgesetzt. Tatsächlich umfasst Controlling jedoch deutlich mehr und dient insbesondere der Steuerung und Planung eines Unternehmens.
Digitalisierung im Rechnungswesen
Das moderne Rechnungswesen arbeitet zunehmend digital. Rechnungen, Belege und Buchungsinformationen können elektronisch empfangen, verarbeitet, geprüft, verbucht und archiviert werden.
Dabei kommen beispielsweise zum Einsatz:
- Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
- ERP-Systeme
- digitale Freigabeworkflows
- OCR und automatisierte Belegerkennung
- E-Rechnungen
- XRechnung und ZUGFeRD
- automatisierte Kontierung
- KI-gestützte Verarbeitung
Durch strukturierte Daten und digitale Workflows lassen sich viele manuelle Arbeitsschritte reduzieren. Dabei bleiben Nachvollziehbarkeit, korrekte Verarbeitung und ordnungsgemäße Aufbewahrung zentrale Anforderungen.
Die zunehmende Verbreitung der E-Rechnung verstärkt diese Entwicklung zusätzlich.
Rechnungswesen auslagern
Externes Rechnungswesen muss nicht vollständig innerhalb des eigenen Unternehmens bearbeitet werden. Unternehmen können einzelne Aufgaben, Teilbereiche oder umfangreiche Prozesse des Rechnungswesens an einen spezialisierten Dienstleister auslagern.
Ein solches Outsourcing kann beispielsweise umfassen:
- laufende Finanzbuchhaltung
- Debitorenbuchhaltung
- Kreditorenbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Reisekostenabrechnung
- digitale Belegverarbeitung
- vorbereitende Tätigkeiten für Monats- und Jahresabschlüsse
Dabei kann das externe Rechnungswesen vollständig ausgelagert oder ein internes Buchhaltungsteam gezielt bei einzelnen Aufgaben unterstützt werden.
Besonders bei fehlenden Fachkräften, Auftragsspitzen, Wachstum oder der Digitalisierung bestehender Buchhaltungsprozesse kann die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister für das Rechnungswesen zusätzliche Kapazitäten und spezialisiertes Fachwissen bereitstellen.
Welche Aufgaben ausgelagert werden, hängt von den bestehenden Prozessen, verwendeten Systemen und individuellen Anforderungen des Unternehmens ab.
Rechnungswesen einfach zusammengefasst
Das Rechnungswesen verbindet viele einzelne Bereiche miteinander. Vereinfacht lässt sich der Ablauf folgendermaßen darstellen:
Geschäftsvorfall → Beleg → Buchungssatz → Konto → Grundbuch und Hauptbuch → Auswertung → Bilanz und GuV
Das externe Rechnungswesen dokumentiert die wirtschaftlichen Vorgänge des Unternehmens und stellt Informationen für externe Adressaten bereit.
Das interne Rechnungswesen nutzt wirtschaftliche Daten dagegen insbesondere zur Planung, Kalkulation und Unternehmenssteuerung.
Zusammen schaffen beide Bereiche die Informationsgrundlage, um die wirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens nachvollziehen, bewerten und steuern zu können.
Rechnungswesen zusammengefasst
Häufige Fragen zum Thema Rechnungswesen kurz beantwortet.
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Was ist der Unterschied zwischen Rechnungswesen und Buchhaltung?
Das Rechnungswesen ist der übergeordnete Begriff. Es umfasst neben der Buchhaltung beziehungsweise Finanzbuchhaltung weitere Bereiche wie Kosten- und Leistungsrechnung, Planung, Auswertung und Controlling. Die Buchhaltung ist somit ein Teil des Rechnungswesens.
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Was ist der Unterschied zwischen internem und externem Rechnungswesen?
Das externe Rechnungswesen dokumentiert die wirtschaftliche Lage des Unternehmens insbesondere für externe Adressaten und unterliegt gesetzlichen Vorgaben. Das interne Rechnungswesen liefert dagegen Informationen für Planung, Kalkulation, Kontrolle und interne Unternehmensentscheidungen.
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Welche Aufgaben hat das Controlling im Rechnungswesen?
Das Controlling im Rechnungswesen umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle der Unternehmensprozesse. Es hilft, die Unternehmensziele zu erreichen, indem es Budgets erstellt, die Leistung überwacht und Abweichungen analysiert. Controlling liefert wichtige Informationen für die Entscheidungsfindung und trägt zur Verbesserung der Effizienz und Rentabilität des Unternehmens bei.
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Was ist der Unterschied zwischen Grundbuch und Hauptbuch?
Im Grundbuch werden Geschäftsvorfälle chronologisch erfasst. Im Hauptbuch werden die Buchungen systematisch nach Konten gegliedert.
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Was ist ein Konto in der Buchhaltung?
Ein Konto sammelt und ordnet gleichartige Geschäftsvorfälle. Beispiele sind Bank, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten oder Umsatzerlöse. Durch die Zuordnung zu Konten werden die einzelnen Geschäftsvorfälle systematisch auswertbar.
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Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?
Die Inventur ist der Vorgang der Bestandsaufnahme. Das Inventar ist das daraus entstehende detaillierte Verzeichnis der Vermögensgegenstände und Schulden.
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Was ist der Unterschied zwischen Bilanz und GuV?
Die Bilanz zeigt Vermögen und Kapital beziehungsweise Schulden zu einem bestimmten Stichtag. Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt dagegen die Aufwendungen und Erträge eines bestimmten Zeitraums gegenüber.
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Kann man das Rechnungswesen auslagern?
Ja. Unternehmen können einzelne Tätigkeiten oder umfangreiche Bereiche ihres Rechnungswesens an spezialisierte Dienstleister übertragen. Der Umfang kann von einzelnen Aufgaben in der Finanzbuchhaltung bis zur Übernahme umfassender Buchhaltungsprozesse reichen.
